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Assistent:in Delegation Services (m/w/d)

  • Rhine-Ruhr 2025 FISU Games gGmbH
  • Düsseldorf
  • Präsenz / Mobil
  • Vollzeit

Stellenausschreibung

Werde Teil des Teams des Rhine-Ruhr 2025 Organizing Committees (OC) und gestalte mit uns unvergessliche FISU WORLD UNIVERSITY GAMES. 
 
SUMMER CUM LAUDE*
Ein Sommer mit Auszeichnung.
 
2025 kommt die Welt an Rhein und Ruhr, um Sport, Wissenschaft und Kultur zu feiern. In sechs Städten messen sich bis zu 8.500 Athlet:innen und Offizielle aus 150 Nationen zwölf Tage lang - und das in 18 Sportarten. Hier werden Maßstäbe gesetzt. 
Die dichteste Hochschullandschaft Europas trifft auf die meisten Sportvereine Deutschlands in einer außergewöhnlich sportbegeisterten Region. 
 
Kurz gesagt: 
Der perfekte Ort für die FISU WORLD UNIVERSITY GAMES!
Der perfekte Ort für dich.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
 
Assistent:in Delegation Services (m/w/d)
 
In der Durchführungsgesellschaft der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games
Vollzeit / 40 Stunden pro Woche / befristet mit Sachgrund bis Spätsommer 2025
 
Die Position ist im Bereich Delegation Services angesiedelt. Der Bereich Delegation Services (FA) ist die Hauptkontaktstelle für alle Delegationen, die an den Spielen teilnehmen werden. Der/Die Assistent:in Delegation Services ist verantwortlich für die Kommunikation und die Verbindung mit den Delegationen, die an den Spielen teilnehmen. Die Position arbeitet auch eng mit der Managerin Delegation Services zusammen, um bei administrativen Aufgaben zu unterstützen.

Folgende Aufgaben liegen schwerpunktmäßig in Deinem Bereich:

  • In Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern des Teams der Delegation Services und gemäß dem Kommunikationsplan für Delegationen, rechtzeitige und effiziente Kommunikation und Informationen an die Delegationen, die an den Spielen teilnehmen, bereitstellen
  • Auf Fragen und Anfragen der Delegationen reagieren
  • Bei der Vorbereitung von Informationen für die Delegation Services während der Spiele unterstützen. Dazu gehört die Planung und Vorbereitung von Informationsständen
  • Das OC über relevante Delegationsanliegen informieren, die mit der Planung und Vorbereitung der Spiele in Zusammenhang stehen
  • Entwicklung und Aktualisierung von Informationen im Online-Portal für Delegationen
  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung des täglichen Treffens der Delegationsleiter. Dazu gehört die Vorbereitung und Verwaltung von Fragen
  • Zusammenarbeit mit dem erweiterten Team zur Planung der Kommunikation während der Spiele (mit den Delegationen) via Instant Messaging
  • Koordination mit anderen funktionalen Bereichen der Spiele, um sicherzustellen, dass genaue und zeitgerechte Informationen von den Delegationen erhalten werden, die die Gesamtplanung unterstützen
  • Unterstützung bei der Schulung und Einarbeitung von Volunteers
  • Die Datenbank der Delegationsfragen pflegen
  • Zusammenarbeit mit anderen funktionalen Bereichen, um Aufgaben im Zusammenhang mit den Delegationen zu erfüllen
  • Andere Aufgaben, die für das Niveau der Position relevant sind

Folgende Fähigkeiten & Kenntnisse bringst Du idealerweise mit:

  • Ein akademischer Abschluss im Bereich Sport-/Eventmanagement oder internationale Beziehungen
  • Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Delegationen, die an einer Sportveranstaltung teilnehmen, ist von Vorteil
  • Verständnis dafür, wie funktionale Bereiche in einer multisportiven Veranstaltungsumgebung zusammenarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
  • Kenntnisse über FISU und internationalen Universitätsport sind wünschenswert
  • Kulturelles und globales Bewusstsein
  • Motivation, sicherzustellen, dass die Delegationserfahrung bei der Veranstaltung herausragend ist
  • Hohe Flexibilität und Eigeninitiative
  • Eine lösungsorientierte Denkweise
  • Exzellente Kommunikations- und Mediationsfähigkeiten
  • Fließend in Englisch. Zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil, aber für diese Position nicht erforderlich
 
Wir sind eine junge & wachsende Organisation im Herzen des Innovationshubs Rhein-Ruhr. Du wirst im OC eine tragende Rolle bei der erfolgreichen Planung & Durchführung der Spiele einnehmen.

Neben einem einzigartigen Team & großen Emotionen bieten wir:

  • Eine abwechslungsreiche & spannende Tätigkeit mit Raum für kreative Ideen und eigenem Gestaltungsraum
  • Ein dynamisches & wachsendes Umfeld mit einer offenen & diversen Unternehmenskultur
  • Kurze Entscheidungswege mit Teamarbeit auf Augenhöhe
  • Eine leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an TV L
  • Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit für mobile Arbeit
  • 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr
  • Zugang zu einem großen internationalen Netzwerk im Sport
 
Der Arbeitsplatz wird bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen mit der Entgeltgruppe 8 TV L bewertet.

Wir sind mehr als eine gewöhnliche Sportgroßveranstaltung. Deshalb wollen wir dich in deiner Einzigartigkeit, so wie du bist, mit allen deinen Facetten. Bei uns kann jede Person so sein, wie sie möchte und wie sie ist.

Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Als Durchführungsgesellschaft bemühen wir uns um eine gezielte Förderung von Frauen für Führungsfunktionen. Daher werden Frauen nachdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Klingt gut?

Dann sollten wir uns kennenlernen!
 
Bitte sende uns deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf & Motivationsschreiben) unter Angabe deines frühestmöglichen Einstiegstermins bis spätestens 21.03.2025 über unser Bewerbungstool. Bei fachlichen und organisatorischen Rückfragen erreichst du uns per E-Mail unter careers@rhineruhr2025.com.

Bitte beachte, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden kann.